En el ámbito empresarial, prevalece la idea de optimizar la productividad. Por ello, en la actualidad, las empresas concentran sus esfuerzos en la estandarización de procesos, ya que facilita la obtención de eficiencia, calidad y uniformidad en todas las actividades.
Considerándolo de esa manera, la estandarización de procesos funciona como el pilar esencial para cualquier empresa que busque establecer con claridad y precisión sus actividades y procedimientos, con el fin de realizar todo de manera consistente en cada instancia.
Con el crecimiento de este tipo de procedimientos, AK Digital se destaca como una empresa especializada en transformación digital y busca inculcar la cultura de la innovación en las entidades, al tiempo que optimiza su desempeño. Si deseas entender la relevancia de tener procesos estandarizados, sus beneficios y cómo aplicarlos en tus empresas, no dejes de leer esta información.
¿Qué es la estandarización de procesos?
Los procesos estandarizados funcionan como una guía que numerosas empresas utilizan para realizar sus labores de forma eficiente y homogénea. Implica definir una serie de pasos a seguir, semejante a un método, para cada actividad, ya sea en la producción o incluso en la atención al cliente.
¿Qué beneficios ofrece tener procesos estandarizados?
Una inquietud permanente de los dueños es asegurar la calidad de sus servicios. Con la estandarización de los procesos, esta inquietud se minimiza, puesto que asegura que las tareas se realizarán de manera consistente. Además de esto, las siguientes son sus principales ventajas:
- Aumento de eficiencia: los flujos de trabajo se optimizan y se eliminan actividades innecesarias, incrementando así la productividad.
- Mejor calidad y consistencia: al seguir normas establecidas, se asegura resultados fiables, disminuyendo variabilidad y errores, lo que mejora notablemente la calidad del servicio y productos.
- Facilidad de instrucción: una guía clara y precisa permite que los nuevos empleados se adapten rápidamente.
- Ayuda a tomar decisiones: conocer el detalle en la ejecución de tareas contribuye a una toma de decisiones informadas y realistas, facilitando la resolución de potenciales problemas.
- Facilidad de implementación de cambios: al tener todo claramente organizado, es sencillo determinar el impacto de los cambios y mejoras propuestas.
¿De qué manera se lleva a cabo la estandarización de procesos?
Para lograr la estandarización de procesos en una empresa, es crucial considerar diversos aspectos, entre ellos, las necesidades específicas del negocio. A continuación, te mostramos los pasos más esenciales:
Identificación de procesos clave
El primer paso consiste en identificar los pasos de los procesos más cruciales dentro de la empresa. Para hacerlo, es beneficioso utilizar diagramas de flujo (básicos y multifuncionales) y mapas detallados, ya que esto te permitirá evaluar cada etapa y tarea, identificar fortalezas, debilidades, cuellos de botella e incluso oportunidades de mejora.
Definición de los objetivos
Identifica qué es lo que quieres lograr en cada proceso (calidad, tiempo, costo, etc.). Una vez que lo identifiques, será necesario crear documentos informativos que describan los pasos, los responsables y los criterios de desempeño. Finalmente, se tienen que definir las KPI, ya que con ellas se mide el éxito de cada proceso.
Documentación, formación y comunicación entre equipos
Elaboración de manuales claros, concisos y detallados, que sean fáciles de seguir y comprender. Estos manuales deben describir cada paso y tarea, facilitando la detección de fallos si surgen. Además, son útiles para formar a los equipos implicados, asegurando que todos conozcan los nuevos estándares. Para lograrlo, la comunicación es crucial, por lo que es esencial usar diversos canales de comunicación para mantener a todos informados (la nube es una herramienta útil).
Ejecución
Es aconsejable comenzar con un programa piloto, introduciendo los nuevos procesos a pequeña escala, lo que permite corregir posibles problemas antes de extenderlos a toda la empresa. Además, es fundamental para una transición gradual, trasladando todo a una nueva estructura sin que se perciba demasiado el impacto.
Supervisión y mejora continua
Periódicamente, es importante evaluar las KPI para compararlas con los objetivos previamente establecidos. Si hay desviaciones, se pueden identificar sus causas y tomar las medidas necesarias para corregirlas.
Estandarización de procesos con AK Digital: lleva tu empresa al siguiente nivel
Tener procesos estandarizados va más allá de solo documentar tareas de manera uniforme. En esencia, implica establecer criterios claros de desempeño, medir el éxito mediante métricas y asignar responsabilidades específicas a los equipos implicados.
Desde la mejora en el flujo de trabajo hasta alcanzar la satisfacción del cliente, la estandarización de procesos es esencial en la industria moderna, y compañías como AK Digital lo hacen realidad. Esta empresa domina las herramientas tecnológicas de integración necesarias para alcanzar eficiencia y aumentar la productividad de tu negocio mediante la optimización de procesos.
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